Règlements

 

1. MANDAT

Le mandat de l’Association des retraités du SCFP est de préserver et d’améliorer le bien-être économique de ses membres.

2. OBJECTIFS

Afin de réaliser son mandat, l’Association doit :

a) être la porte-parole des retraités auprès du SCFP et des syndicats d’employés;

b) respecter le rôle et les responsabilités des syndicats d’employés du SCFP et travailler avec eux pour promouvoir les besoins des retraités du SCFP et de leurs conjoints survivants;

c) assurer la présence de représentants actifs des retraités au sein du Conseil de fiducie mixte du régime de pension des employés du SCFP et du comité du Programme d’aide aux employés;

d) mettre en œuvre des outils et des réseaux actifs en matière de communication, et veiller à ce que toutes les communications destinées aux membres soient diffusées dans les deux langues officielles;

e) élaborer une assise financière fiable et des protocoles administratifs exhaustifs pour permettre à l’Association de fonctionner efficacement sur le plan financier, et ce, en utilisant des outils virtuels et électroniques chaque fois que c’est possible;

f) faciliter l’engagement commun et l’échange d’information parmi les membres;

g) exercer un rôle de soutien auprès des membres dans le besoin;

h) encourager tous les retraités admissibles et leurs conjoints survivants à adhérer l’Association et à l’appuyer.

3. STRUCTURE

3.1         Conseil exécutif

Le conseil exécutif de l’Association est composé de quatre (4) administrateurs et de neuf (9) représentants de sections régionales.

3.2         Dirigeants et comité exécutif

a) Le comité exécutif est composé des administrateurs de l’Association, soit le président, le vice-président, le trésorier et le secrétaire. Tous les représentants doivent être élus par les membres pour former le comité exécutif.

b) Le quorum d’une réunion du comité exécutif est de trois (3) administrateurs.

c) Le comité exécutif veille à l’efficacité et au bon fonctionnement de l’Association, sachant qu’une importante caractéristique de celle-ci est sa capacité à respecter ses objectifs sans encourir des dépenses inutiles.

d) Le comité exécutif se rencontre au moins une fois par année et plus souvent, au besoin. Conformément à la nature virtuelle de l’Association, les téléconférences doivent être privilégiées.

e) L’ordre du jour des réunions ordinaires du comité exécutif est composé des éléments suivants :

a. Appel des administrateurs
b. Adoption du procès-verbal précédent
c. Rapport du trésorier
d. Correspondance et comptes
e. Rapport du président et autres rapports
f. Affaires en suspens
g. Nouvelles affaires
h. Bien de l’Association
i. Levée de la séance

f) Le conseil exécutif ou un minimum de quinze (15) membres peuvent demander au comité exécutif, par écrit, la tenue d’une assemblée extraordinaire en personne. Cette assemblée doit avoir lieu si la majorité des membres y consentent après avoir été informés par le comité exécutif des raisons qui la justifient. L’assemblée extraordinaire doit porter principalement sur la question qui a fait l’objet de la demande du conseil.

g) Si un membre du comité exécutif ne participe pas à deux (2) réunions consécutives du comité, et ce, sans raison valable, son poste doit être déclaré vacant et pourvu conformément à la Section 5 – Candidature et élection des administrateurs et des représentants de sections régionales.

3.3         Responsabilités des administrateurs

a) Le président doit :

  • faire respecter les règlements de l’Association;
  • présider toutes les réunions du comité et du conseil exécutifs;
  • être le principal porte-parole de l’Association;
  • veiller à ce que les fonds soient utilisés de manière responsable et prudente, conformément aux règlements de l’Association;
  • être l’administrateur responsable des enjeux liés aux conjoints survivants.

b) Le vice-président doit :

  • exercer les fonctions du président s’il est absent ou s’il en est incapable;
  • exercer toute autre fonction assignée par le président.

c) Le trésorier doit :

  • recevoir toutes les recettes et les cotisations perçues;
  • conserver au dossier tous les paiements et déposer tous les fonds rapidement;
  • signer tous les chèques; ceux-ci doivent également être signés par un membre en règle, habitant à proximité du trésorier;
  • conserver au dossier toutes les transactions financières de l’Association, et ce, conformément aux bonnes pratiques comptables;
  • préparer les budgets annuels et les états financiers périodiques;
  • à la fin de son mandat, remettre au prochain trésorier tous les fonds, les registres et les dossiers de l’Association.

d) Le secrétaire doit :

  • conserver au dossier toutes les délibérations des réunions du comité et du conseil exécutifs;
  • garder des copies de tous les documents et de la correspondance de l’Association;
  • tenir une liste à jour des membres de l’Association;
  • préparer et envoyer la correspondance aux membres;
  • à la fin de son mandat, remettre au prochain secrétaire tous les registres et les dossiers de l’Association.

3.4         Sections régionales et zones

a) L’Association est composée de sections régionales et de zones, afin de tenir compte du fait que ses membres sont dispersés.

b) Neuf (9) représentants de sections régionales doivent être élus, soit un (1) représentant par province, sauf pour les provinces du Nouveau-Brunswick et de l’Île-du-Prince-Édouard, lesquelles partageront un (1) représentant.

c) Le conseil exécutif de l’Association est composé des neuf (9) représentants de sections régionales et des quatre (4) administrateurs.

d) Chaque représentant de sections régionales doit :

  • déterminer et adopter une structure appropriée pour faciliter la communication et la participation des retraités dans sa compétence territoriale;
  • être responsable de la diffusion de l’information et des nouvelles pertinentes auprès des administrateurs de l’Association;
  • organiser des activités pour faire participer les retraités et leurs conjoints survivants au travail de l’Association, du SFCP, de ses syndicats d’employés et de l’ensemble du mouvement syndical.

e) Chaque section régionale peut être divisée en zones plus localisées pour lui permettre d’assumer ses responsabilités. Les zones peuvent être constituées d’une ville ou d’une région, selon la situation et les souhaits des membres de la section régionale en question.

f) Les sections régionales et les zones doivent s’autogérer et respecter les objectifs de l’Association, conformément aux présents Règlements.

4. FRAIS ET STRUCTURE DE REDDITION DE COMPTES

a) L’année financière de l’Association est du 1erjanvier au 31 décembre.

b) Une copie du budget et de l’état financier annuels doit être envoyée à tous les membres, une fois par année.

c) Le représentant du SCFP doit prélever une cotisation annuelle de 25 $ du chèque de pension de janvier de chaque membre et la remettre au trésorier de l’Association.

5. CANDIDATURE ET ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS ET DES REPRÉSENTANTS DE SECTIONS RÉGIONALES

a) Tous les membres de l’Association ayant payé leur cotisation peuvent être mis en candidature.

b) Le comité exécutif doit choisir trois (3) membres qui habitent près les uns des autres et qui ne sont ni administrateurs ni candidats à un poste d’administrateur, en vue de former un comité des élections. Le comité des élections doit garder confidentiels les renseignements qui lui sont divulgués.

c) Au moins deux (2) mois avant une élection, le comité exécutif doit envoyer à tous les membres de l’Association un formulaire de mise de candidature. Une fois la période de mise en candidature terminée, un membre du comité des élections doit communiquer avec chaque candidat en nomination pour déterminer si celui-ci est prêt à assumer les fonctions pour lesquelles il pose sa candidature

d) Le comité exécutif détermine la forme du bulletin de vote et transmet à tous les membres un exemplaire du bulletin de vote accompagné des listes de candidats pour chaque poste, et ce, au moins un (1) mois avant la date limite du vote. Les bulletins de vote doivent être envoyés au comité des élections à l’adresse indiquée sur les bulletins.

e) Tous les votes ont lieu par scrutin secret.

f) Le candidat qui reçoit le plus de votes pour un poste doit être déclaré élu. Dans l’éventualité où deux candidats à un même poste reçoivent le même nombre de voix, un deuxième tour de scrutin doit avoir lieu.

g) Les administrateurs élus entrent en fonction lors d’une réunion du comité exécutif tenue dans le mois suivant l’élection; leur mandat est d’une durée de trois (3) ans.

h) Si un poste au sein du comité exécutif devient inoccupé en cours de mandat, une élection partielle doit avoir lieu conformément aux paragraphes 5 b), c), d), e) et f) mentionnés ci‑dessus. Si le poste devient inoccupé alors qu’il reste moins de douze (12) mois avant la fin du mandat, le comité exécutif a le pouvoir de nommer un membre afin qu’il occupe ce poste par intérim jusqu’à la fin du mandat.

i) Les représentants de sections régionales sont aussi élus pour un mandat de trois (3) ans. Si un poste de représentant de sections régionales devient inoccupé en cours de mandat, le comité exécutif a le pouvoir de nommer un membre afin qu’il occupe ce poste par intérim jusqu’à la fin du mandat.

6. RÈGLES DE PROCÉDURE

Toutes les réunions de l’Association doivent être tenues conformément aux principes de la procédure parlementaire canadienne et aux règles de Bourinot.

7. MODIFICATIONS AUX RÈGLEMENTS

a) Le comité exécutif peut proposer des modifications à apporter aux règlements, et ce, aux fins de faciliter et d’améliorer l’atteinte des objectifs de l’Association.

b) Avant d’être mises en œuvre, les modifications aux règlements proposées par le comité exécutif doivent être adoptées à la majorité des deux tiers des membres du conseil exécutif.

c) Les modifications aux règlements doivent être envoyées à tous les membres de l’Association dans les 30 jours suivant leur adoption par le conseil exécutif.

Revised November 2013

1375, boul. St. Laurent Blvd. – Ottawa ON K1G 0Z7 – cuperetirees@gmail.com

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